Bokføringsplikten for små AS: Hva kreves egentlig?

Alle aksjeselskaper har bokføringsplikt

Uavhengig av størrelse, omsetning eller aktivitetsnivå er alle aksjeselskaper i Norge bokføringspliktige etter bokføringsloven. Dette gjelder også for helt inaktive selskaper, holdingselskaper og sovende AS som ikke har hatt drift på flere år.

Bokføringsplikten innebærer at selskapet skal dokumentere og registrere alle økonomiske transaksjoner på en ordentlig og etterprøvbar måte. For mange små selskaper høres dette mer omfattende ut enn det faktisk er. Omfanget avhenger nemlig av hvor mye som faktisk skjer i selskapet.

Hva betyr bokføring i praksis

Bokføring handler i sin enkleste form om å registrere det som skjer økonomisk i selskapet. Hver transaksjon — enten det er en innbetaling, en utgift eller en overføring — skal dokumenteres med et bilag og føres i et system eller en oversikt.

Et bilag kan være en faktura, en kvittering, en bankkontoutskrift eller et annet dokument som viser hva transaksjonen gjelder. Poenget er at alt skal kunne etterprøves: hvis noen spør hvorfor et beløp er ført, skal du kunne vise til et underliggende dokument.

• Alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag.

• Bilagene skal oppbevares i minst fem år.

• Bokføringen skal være ajour, det vil si oppdatert og løpende.

• Transaksjonene skal være spesifisert slik at det fremgår hva de gjelder.

Forskjellen mellom bokføring og regnskap

Mange blander sammen bokføring og regnskap, men det er to forskjellige ting. Bokføring er den løpende registreringen av transaksjoner gjennom året. Regnskap, derimot, er den samlede årsoppstillingen — altså årsregnskapet som viser selskapets finansielle stilling.

Alle aksjeselskaper har regnskapsplikt i tillegg til bokføringsplikt. Men for små, inaktive selskaper med minimale transaksjoner er årsregnskapet ofte svært enkelt. Det gjenspeiler rett og slett den begrensede aktiviteten i selskapet.

Trenger du et bokføringssystem

For aktive selskaper med mange transaksjoner er et regnskapssystem nødvendig. Programvare som Fiken, Tripletex eller Visma gjør det enklere å holde oversikt, og mange regnskapsførere forventer at kundene bruker slike systemer.

For inaktive selskaper, holdingselskaper eller sovende AS med svært få transaksjoner i året er situasjonen annerledes. Her kan bokføringen i praksis gjøres manuelt. Når det bare er noen få posteringer — som bankrenter, årsavgifter eller utbytte — trenger du ikke nødvendigvis et avansert system.

Det viktigste er at du har en oversikt som er etterprøvbar, at bilagene er oppbevart, og at bokføringen er ajour. Hvordan du organiserer dette er i stor grad opp til deg, så lenge kravene i bokføringsloven er oppfylt.

Oppbevaringsplikten — fem år

Alt regnskapsmateriale skal oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt. Dette inkluderer bilag, kontoutskrifter, avtaler og annen dokumentasjon som er relevant for regnskapet.

Oppbevaringen kan skje elektronisk, og for de fleste er dette den enkleste løsningen. Bankkontoutskrifter kan lastes ned fra nettbanken, og øvrige bilag kan skannes eller lagres digitalt. Det viktige er at materialet er tilgjengelig og lesbart i hele oppbevaringsperioden.

Praktiske eksempler for små selskaper

Holdingselskap med tre transaksjoner i året: Et typisk holdingselskap kan ha tre posteringer i løpet av et år: renteinntekter fra banken, utbytte fra datterselskap, og eventuelt en årsavgift til banken. Bokføringen for et slikt selskap er svært enkel. Du trenger bankkontoutskriften som bilag, en enkel oversikt over transaksjonene, og det er i praksis alt. Den årlige innsatsen kan ta under en time.

Sovende AS med kun bankrenter: Mange eier et aksjeselskap som ikke lenger driver virksomhet. Den eneste aktiviteten er at pengene på kontoen genererer et lite rentebeløp. Her er bokføringen på sitt aller enkleste. Kontoutskriften fra banken fungerer som bilag for renteinntekten, og det er den eneste transaksjonen som skal registreres.

Skattemeldingen krever system — bokføringen trenger ikke det

Fra og med inntektsåret 2023 må skattemeldingen for aksjeselskaper leveres via et godkjent system som sender data i riktig format til Skatteetaten. Det er ikke lenger mulig å fylle ut og sende inn skattemeldingen manuelt gjennom Altinn.

Men dette kravet gjelder selve innleveringen av skattemeldingen — ikke den løpende bokføringen. Du kan fortsatt føre bokføringen manuelt eller i et regneark, så lenge den oppfyller kravene i bokføringsloven. Det er først når skattemeldingen skal leveres at du trenger et system som kan produsere data i riktig format.

Innoro håndterer nettopp denne delen. Vi leverer skattemeldingen digitalt for aksjeselskaper i riktig format, slik at du slipper å anskaffe et komplett regnskapssystem bare for innleveringen.