Utenlandske aksjonærer i aksjonærregisteroppgaven

Har aksjeselskapet en aksjonær som er bosatt eller registrert i utlandet, stiller aksjonærregisteroppgaven tre ekstra krav sammenlignet med en norsk eier: riktig identifikasjon av aksjonæren, riktig landkode, og korrekt trekk av kildeskatt dersom det er utbetalt utbytte. Alle tre er selskapets ansvar å få riktig, ikke aksjonærens.

Identifikasjon uten norsk fødselsnummer

En norsk aksjonær identifiseres med fødselsnummer eller organisasjonsnummer. En utenlandsk aksjonær har som regel ikke det, og skal i stedet identifiseres med utenlandsk personidentifikator eller organisasjonsnummer fra hjemlandet, sammen med riktig landkode for bosteds- eller registreringslandet.

Denne landkoden er ikke bare en formalitet. Den er avgjørende for hvilken kildeskattesats som skal legges til grunn dersom selskapet utbetaler utbytte til aksjonæren, siden satsen avhenger av om Norge har skatteavtale med aksjonærens hjemland.

Kildeskatt: selskapets plikt, ikke aksjonærens valg

Utbetaler selskapet utbytte til en aksjonær bosatt i utlandet, er det selskapet som plikter å trekke kildeskatt og innbetale den til skatteoppkreveren — aksjonæren mottar utbyttet med skatten allerede trukket, ikke som et beløp de selv skal innrapportere og betale skatt av i etterkant. Selskapet skal deretter rapportere aksjonæren og den trukne kildeskatten i aksjonærregisteroppgaven, ifølge Skatteetatens omtale av kildeskatt på utbytte til utenlandske aksjonærer.

Utgangspunktet er en sats på 25 prosent av det utdelte utbyttet. Er aksjonæren bosatt i et land Norge har skatteavtale med, er satsen ofte redusert til 15 prosent eller lavere, avhengig av hva den konkrete avtalen sier. Er aksjonæren selv et selskap hjemmehørende i EØS, kan det i noen tilfeller foreligge fullt fritak fra kildeskatt etter fritaksmetoden.

Dokumentasjon som må være på plass før redusert sats kan brukes

En redusert sats etter skatteavtale eller et fritak etter fritaksmetoden er ikke noe selskapet kan legge til grunn uten videre. Skal en lavere sats enn standardsatsen brukes, må selskapet kunne dokumentere at aksjonæren faktisk oppfyller vilkårene — typisk gjennom en bostedsbekreftelse fra skattemyndighetene i aksjonærens hjemland, som viser at aksjonæren er skattemessig hjemmehørende der og dermed omfattet av skatteavtalen.

Mangler denne dokumentasjonen på utbetalingstidspunktet, er det tryggeste for selskapet å trekke kildeskatt med standardsatsen på 25 prosent, og heller la aksjonæren søke om refusjon i etterkant når dokumentasjonen er på plass. Det motsatte — å legge til grunn en redusert sats uten å ha dokumentasjonen klar — kan gjøre selskapet ansvarlig for differansen dersom det viser seg at aksjonæren ikke oppfylte vilkårene likevel.

Feil sats er selskapets ansvar å rette opp

Er det trukket for mye kildeskatt, for eksempel fordi selskapet la til grunn standardsatsen på 25 prosent i stedet for en lavere avtalesats aksjonæren egentlig hadde krav på, finnes det en refusjonsordning. Selskapet kan selv korrigere trekket innenfor en periode etter utbetalingen, og aksjonæren kan søke Skatteetaten om refusjon av det som er trukket for mye. Det er likevel enklere å få landkoden og dokumentasjonen på plass før utbetalingen skjer, framfor å måtte søke refusjon i etterkant.

For et selskap med flere utenlandske aksjonærer fra ulike land er det verdt å sjekke skatteavtalestatus for hvert enkelt land for seg, siden satsene varierer betydelig, og en feil antakelse om at «utenlandsk» automatisk betyr 25 prosent for alle, kan gi et unødvendig høyt trekk for aksjonærer i avtaleland.

Fristen for selskapet til selv å korrigere et feilaktig trekk er kortere enn fristen aksjonæren har til å søke refusjon direkte fra Skatteetaten. Har utbetalingen skjedd for lenge siden til at selskapet selv kan rette opp, er en direkte refusjonssøknad fra aksjonæren ofte eneste vei videre, og det er da aksjonæren selv, ikke selskapet, som må dokumentere at vilkårene for redusert sats var oppfylt på utbetalingstidspunktet.

Hva som ellers skal med i oppgaven

Utover identifikasjon, landkode og kildeskatt, følger resten av rapporteringen samme mønster som for norske aksjonærer: antall aksjer, aksjeklasse, og eventuelle hendelser som kjøp, salg eller kapitalendringer i løpet av året. Har den utenlandske aksjonæren overdratt aksjer til noen andre — norsk eller utenlandsk — skal det rapporteres som en egen hendelse med dato og vederlag, på samme måte som ved et innenlandsk eierskifte.

Konsekvensen av mangelfull rapportering

Mangler riktig identifikasjon eller landkode for en utenlandsk aksjonær, risikerer selskapet både at hovedskjemaet blir avvist og at kildeskatten blir beregnet med feil sats. Det siste er en direkte økonomisk konsekvens for aksjonæren, som enten betaler for mye i skatt uten å automatisk få det tilbake, eller for lite, med et etterfølgende krav fra Skatteetaten mot selskapet som skulle trukket riktig fra start.

Er aksjonærregisteroppgaven ikke godkjent, gjelder samme konsekvens som ellers: Skatteetaten kan ikke produsere aksjeoppgaven (RF-1088) til aksjonæren, og en utenlandsk aksjonær uten norsk skattemelding å forholde seg til, har enda mindre å støtte seg på enn en norsk aksjonær ville hatt i samme situasjon.

For et selskap med et internasjonalt eierskap kan det derfor være verdt å bygge inn en fast rutine: hver gang det kommer inn en ny utenlandsk aksjonær, bør identifikasjon, landkode og eventuell dokumentasjon på skattemessig bosted samles inn med én gang, framfor å måtte spore det opp i januar når fristen nærmer seg og aksjonæren kanskje ikke lenger svarer raskt på henvendelser.

Kort oppsummert

En utenlandsk aksjonær skal identifiseres med utenlandsk ID og korrekt landkode, og selskapet plikter å trekke riktig kildeskatt på utbytte før det rapporteres i aksjonærregisteroppgaven. Standardsatsen er 25 prosent, men reduseres ofte gjennom skatteavtale, og kan i visse tilfeller falle helt bort for utenlandske selskapsaksjonærer i EØS. Ansvaret for å få satsen riktig ligger hos det utbetalende selskapet, og ikke hos den enkelte aksjonæren.